COMO GRABAR MACROS EN EXCEL

GRABAR MACROS

La grabadora de macros es una gran aliada para aprender el funcionamiento de las macros y una buena forma de empezar con este tema.

 Ya has visto qué son las macros y para qué sirven. Al menos has tenido una introducción en la entrada ‘Comencemos con las macros en Excel’ Hoy quiero mostrarte cómo grabar macros para que tengas tu primera experiencia con esta herramienta.

¿Y cómo es que funciona esto? Te has de preguntar. Pues bien, imagina que tienes una grabadora de sonido, presionas el botón grabar (o llamado REC) y la grabadora comienza a grabar todos los sonidos que hayan en el ambiente, ¿correcto?

Pues exactamente igual se comporta la grabadora de macros, solo que en lugar de grabarlos sonidos, graba lo que hagas en pantalla.

Esta es la idea básica, para que quede más claro, vamos a usar un ejemplo y lo aprenderemos paso a paso

Cómo grabar macros en Excel.

La grabadora de macros, puedes encontrarla en la pestaña ‘Vista’, dentro del grupo ‘Macros’.

También puedes encontrarla en la pestaña ‘Programador’ con muchas más opciones que están dedicadas exclusivamente al desarrollo de aplicaciones en Excel. Si no tienes esta pestaña y quieres activarla en Excel 2010, aquí te muestro cómo hacerlo.

El ejemplo.

Imagina que tienes unos datos que te descargas diariamente de algún sistema dentro de tu empresa. Estos datos bajan sin formato y tú tienes que hacer, todos los dias, lo siguiente:

• Pintar los encabezados de amarillo.
• Poner los encabezados en negrita.
• Pintar los bordes de todas las celdas para crear una tabla o rejilla.

Imagina que esto debes hacerlo en 20 o 30 archivos similares todos los dias días. ¡Qué tedioso! ¿No lo crees?

Pues ahora vamos a grabar esos pasos con la grabadora de macros, para no tener que repetirlos una y otra vez. ¡Comencemos!

Comenzar la grabación.

Para comenzar con la grabación, solo debes de pinchar en el botón macros (recuerda que se encuentra en la pestaña ‘Vista’, sección ‘Macros’) y en el menú que aparece, pincha en ‘Grabar macro…’.

Aparecerá una ventana como la de la imagen siguiente. Aquí debes ponerle un nombre a tu macro, yo le pondré ‘FormatearReporte’.

En la sección ‘Método abreviado’ puedes elegir una letra como atajo de teclado (si no quieres, no lo hagas. No es obligatorio), para el ejemplo, yo usaré la ‘F’ de formato, y lo pondré usando la tecla ‘Mayúsculas’. Recuerda que no puedes usar un atajo de teclado que ya esté asignado.

En la sección ‘Guardar macro en’, debes elegir ‘Este libro’ para que la macro se guarde en el mismo libro en el que estás trabajando.

En la sección ‘Descripción’, debes escribir un texto que te ayude a reconocer la funcionalidad de esta macro, algo que explique para qué sirve. Es buena idea hacerlo, porque cuando tengas muchas macros, va a ser más complicado saber qué hace cada una.

Ya que has terminado de llenar todos los campos, presiona en el botón ‘Aceptar’. La macro ha comenzado a grabar todas tus acciones.

Realizar los pasos con cuidado.

Ahora que Excelestá grabando, debes cuidarte de no hacer ninguna acción innecesaria, por eso es buena idea que tengas muy claro lo que vas a hacer desde antes de comenzar a grabar.

Debes realizar los pasos en orden, con calma y siempre la menor cantidad de pasos posible.

En nuestro caso imaginario, los reportes son similares. Todos tienen ocho columnas. La primera columna es la del código y las otras siete son el reporte de unidades producidas de cada producto.

Teniendo en claro esto, los pasos que daremos son los siguientes:

Selecciona las ocho columnas.

Haz un doble clic entre la unión de dos columnas para que se ajusten automáticamente.

Presiona CTRL + 1 y dibuja los bordes de las celdas.

Ahora selecciona los encabezados y píntalos de amarillo. También ponlos en negrita.

¿QUE SON, PARA QUE SIRVEN Y COMO SE UTILZAN LOS MACROS EN EXCEL

 QUE SON LOS MACROS EN EXCEL

 

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

PARA QUE SIRVEN LOS MACROS EN EXCEL

 Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos. 

 COMO SE UTILIZAN LOS MACROS EN EXCEL

En muchos programas de Office, puede crear una macro grabando una serie de acciones o escribiendo la macro.

Grabar macros

La grabación de una macro es una tarea tan sencilla como encender o apagar una grabadora de cintas. Cuando se utiliza la grabadora de macros, la macro se escribe automáticamente siguiendo las acciones que se realicen. En Office, puede grabar macros en Word, Excel, PowerPoint, Visio y Project.

Por ejemplo, veamos cómo se grabaría una macro para la primera tarea mencionada al principio de este artículo: cambiar el formato de varias tablas en un documento de gran tamaño de Word. Puede utilizar un estilo de tabla para aplicar gran parte del formato a la tabla, pero es posible que, además, necesite aplicar formato que no forme parte de ningún estilo, como el ancho de las tablas o el alto de las filas.

Para grabar esta macro, coloque el punto de inserción en la primera tabla cuyo formato desea modificar y, a continuación, haga lo siguiente:

• En el menú Herramientas, haga clic en Macro y, a continuación, haga clic en Grabar nueva macro.
• En el cuadro de diálogo Grabar macro, como mostramos aquí, puede dar nombre a la macro, asignarle un método abreviado de teclado o una barra de herramientas para que quede más accesible, personalizar la ubicación en la que se guarda la macro, y agregar una descripción de la misma para futuras referencias. O, si lo prefiere, puede omitir todos estos pasos por ahora y hacer clic en Aceptar para que comience la grabación.

1. Puede modificar el nombre numérico asignado automáticamente a la macro. Los nombres de macro pueden incluir letras y números, pero no espacios en blanco.
2. De manera predeterminada, las nuevas macros que se graban se guardan en la plantilla global Normal.dot. También puede guardar la macro en el documento o en la plantilla activos, o en otra plantilla personalizada.
3. Puede asignar una macro para que esté accesible en una barra de herramientas o mediante un método abreviado de teclado. Si omite esta parte, puede realizar estas asignaciones en cualquier momento posterior a la creación de la macro.
4. La descripción de la macro incluye la fecha y el nombre del usuario que está grabando la macro. Puede editar esta descripción como crea conveniente.

Cuando haya hecho clic, se abrirá una pequeña barra de herramientas con dos botones: Detener grabación y Pausar grabación.

• Ejecute todos los pasos que necesite para dar formato a la tabla. Por ejemplo, puede aplicar un estilo de tabla, definir un ancho de tabla del 50% del ancho de página disponible, seleccionar la tabla y eliminar la configuración de alto de fila de todas las filas. Cuando termine de aplicar el formato que desee aplicar a todas las tablas cuyo formato desea modificar, haga clic en el botón Detener grabación.
• Ahora puede hacer clic en cualquier tabla del documento y ejecutar esta macro para que se repitan automáticamente todas las acciones realizadas en la primera tabla.

Nota     Si no ha asignado la macro a ninguna barra de herramientas ni a ningún método abreviado de teclado, puede encontrarla en el cuadro de diálogo Macros. Para abrir este cuadro de diálogo, en el menú Herramientas, haga clic en Macro y después en Macros. Seleccione la macro en la lista de macros y haga clic en Ejecutar.

Escribir macros

En los programas de Office en los que pueden grabarse macros, y en Access, Outlook, FrontPage y Publisher, puede escribir sus propias macros VBA. Para escribir una macro es necesario conocer un mínimo del lenguaje VBA, pero se sorprendería lo sencillo que es aprenderlo gracias a lo que ya sabe sólo por utilizar el programa. VBA automatiza las funciones que se utilizan todos los días. Por ejemplo, en Word, los términos VBA incluyen documentos, tablas, párrafos o secciones.

Cuando se escribe una macro, o cuando se edita una macro grabada, se puede otorgar más versatilidad a la macro. Por ejemplo, tomando el ejemplo anterior de grabación de macro, podría editar la macro grabada agregándole un bucle (código VBA sencillo) que permita que la macro aplique el formato a todas las tablas del documento en una acción única en vez de tener que ejecutar la macro en cada una de las tablas.

Una de las mayores ventajas de escribir o editar macros VBA es que una vez que aprende la base de escritura VBA en un programa de Office, puede utilizar dichos conocimientos para escribir o editar macros en el resto de los programas de Office. La terminología puede ser distinta para funciones específicas, pero el lenguaje que necesita conocer para definir una macro, o para agregar funciones como los bucles, es idéntico en todos los programas que utilicen VBA.

Sugerencia     Un buen modo de empezar a aprender VBA es grabar una macro y consultarla posteriormente en el Editor de Visual Basic. Para ello, en el menú Herramientas, haga clic en Macro y después en Macros. Seleccione la macro grabada en la lista de macros y haga clic en Editar.

PASOS PARA CREAR ESTILOS EN WORD

1. Si no está abierto el panel de tareas Estilos y formato, haga clic en Estilos y formato de la barra de herramientas Formato.
2. En el panel de tareas Estilos y formato, haga clic en Nuevo estilo.
3. En el cuadro Tipo de estilo, haga clic en Párrafo, Carácter, Tabla o Lista para especificar el tipo de estilo que va a crear. 
4. Seleccione las opciones que desee o haga clic en Formato para ver más opciones.