GRABAR MACROS
La grabadora de macros es una gran aliada para aprender el funcionamiento de las macros y una buena forma de empezar con este tema.
Ya has visto qué son las macros y para qué sirven. Al menos has tenido una introducción en la entrada ‘Comencemos con las macros en Excel’ Hoy quiero mostrarte cómo grabar macros para que tengas tu primera experiencia con esta herramienta.
¿Y cómo es que funciona esto? Te has de preguntar. Pues bien, imagina que tienes una grabadora de sonido, presionas el botón grabar (o llamado REC) y la grabadora comienza a grabar todos los sonidos que hayan en el ambiente, ¿correcto?
Pues exactamente igual se comporta la grabadora de macros, solo que en lugar de grabarlos sonidos, graba lo que hagas en pantalla.
Esta es la idea básica, para que quede más claro, vamos a usar un ejemplo y lo aprenderemos paso a paso
Cómo grabar macros en Excel.
La grabadora de macros, puedes encontrarla en la pestaña ‘Vista’, dentro del grupo ‘Macros’.
También puedes encontrarla en la pestaña ‘Programador’ con muchas más opciones que están dedicadas exclusivamente al desarrollo de aplicaciones en Excel. Si no tienes esta pestaña y quieres activarla en Excel 2010, aquí te muestro cómo hacerlo.
El ejemplo.
Imagina que tienes unos datos que te descargas diariamente de algún sistema dentro de tu empresa. Estos datos bajan sin formato y tú tienes que hacer, todos los dias, lo siguiente:
- Pintar los encabezados de amarillo.
- Poner los encabezados en negrita.
- Pintar los bordes de todas las celdas para crear una tabla o rejilla.
Imagina que esto debes hacerlo en 20 o 30 archivos similares todos los dias días. ¡Qué tedioso! ¿No lo crees?
Pues ahora vamos a grabar esos pasos con la grabadora de macros, para no tener que repetirlos una y otra vez. ¡Comencemos!
Comenzar la grabación.
Para comenzar con la grabación, solo debes de pinchar en el botón macros (recuerda que se encuentra en la pestaña ‘Vista’, sección ‘Macros’) y en el menú que aparece, pincha en ‘Grabar macro…’.
Aparecerá una ventana como la de la imagen siguiente. Aquí debes ponerle un nombre a tu macro, yo le pondré ‘FormatearReporte’.
En la sección ‘Método abreviado’ puedes elegir una letra como atajo de teclado (si no quieres, no lo hagas. No es obligatorio), para el ejemplo, yo usaré la ‘F’ de formato, y lo pondré usando la tecla ‘Mayúsculas’. Recuerda que no puedes usar un atajo de teclado que ya esté asignado.
En la sección ‘Guardar macro en’, debes elegir ‘Este libro’ para que la macro se guarde en el mismo libro en el que estás trabajando.
En la sección ‘Descripción’, debes escribir un texto que te ayude a reconocer la funcionalidad de esta macro, algo que explique para qué sirve. Es buena idea hacerlo, porque cuando tengas muchas macros, va a ser más complicado saber qué hace cada una.
Ya que has terminado de llenar todos los campos, presiona en el botón ‘Aceptar’. La macro ha comenzado a grabar todas tus acciones.
Realizar los pasos con cuidado.
Ahora que Excelestá grabando, debes cuidarte de no hacer ninguna acción innecesaria, por eso es buena idea que tengas muy claro lo que vas a hacer desde antes de comenzar a grabar.
Debes realizar los pasos en orden, con calma y siempre la menor cantidad de pasos posible.
En nuestro caso imaginario, los reportes son similares. Todos tienen ocho columnas. La primera columna es la del código y las otras siete son el reporte de unidades producidas de cada producto.
Teniendo en claro esto, los pasos que daremos son los siguientes:
Selecciona las ocho columnas.
Haz un doble clic entre la unión de dos columnas para que se ajusten automáticamente.
Presiona CTRL + 1 y dibuja los bordes de las celdas.
Ahora selecciona los encabezados y píntalos de amarillo. También ponlos en negrita.
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