QUE SON LOS MACROS EN EXCEL
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te
hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez.
Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena
en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles
cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese
reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una
macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.
PARA QUE SIRVEN LOS MACROS EN EXCEL
Una macro nos ayuda
a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es
una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de
Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.
COMO SE UTILIZAN LOS MACROS EN EXCEL
En muchos programas de Office, puede crear una macro grabando una serie de acciones o escribiendo la macro.
Grabar macros
La grabación de una macro es una tarea tan sencilla como encender o
apagar una grabadora de cintas. Cuando se utiliza la grabadora de
macros, la macro se escribe automáticamente siguiendo las acciones que
se realicen. En Office, puede grabar macros en Word, Excel, PowerPoint,
Visio y Project.
Por ejemplo, veamos cómo se grabaría una macro para la primera tarea
mencionada al principio de este artículo: cambiar el formato de varias
tablas en un documento de gran tamaño de Word. Puede utilizar un estilo
de tabla para aplicar gran parte del formato a la tabla, pero es posible
que, además, necesite aplicar formato que no forme parte de ningún
estilo, como el ancho de las tablas o el alto de las filas.
Para grabar esta macro, coloque el punto de inserción en la primera
tabla cuyo formato desea modificar y, a continuación, haga lo siguiente:
- En el menú Herramientas, haga clic en Macro y, a continuación, haga clic en Grabar nueva macro.
- En el cuadro de diálogo Grabar macro, como mostramos aquí, puede dar nombre a la macro, asignarle un método abreviado de teclado o una barra de herramientas para que quede más accesible, personalizar la ubicación en la que se guarda la macro, y agregar una descripción de la misma para futuras referencias. O, si lo prefiere, puede omitir todos estos pasos por ahora y hacer clic en Aceptar para que comience la grabación.
- Puede modificar el nombre numérico asignado automáticamente a la macro. Los nombres de macro pueden incluir letras y números, pero no espacios en blanco.
- De manera predeterminada, las nuevas macros que se graban se guardan en la plantilla global Normal.dot. También puede guardar la macro en el documento o en la plantilla activos, o en otra plantilla personalizada.
- Puede asignar una macro para que esté accesible en una barra de herramientas o mediante un método abreviado de teclado. Si omite esta parte, puede realizar estas asignaciones en cualquier momento posterior a la creación de la macro.
- La descripción de la macro incluye la fecha y el nombre del usuario que está grabando la macro. Puede editar esta descripción como crea conveniente.
Cuando haya hecho clic, se abrirá una pequeña barra de herramientas con dos botones: Detener grabación y Pausar grabación.
- Ejecute todos los pasos que necesite para dar formato a la tabla. Por ejemplo, puede aplicar un estilo de tabla, definir un ancho de tabla del 50% del ancho de página disponible, seleccionar la tabla y eliminar la configuración de alto de fila de todas las filas. Cuando termine de aplicar el formato que desee aplicar a todas las tablas cuyo formato desea modificar, haga clic en el botón Detener grabación.
- Ahora puede hacer clic en cualquier tabla del documento y ejecutar esta macro para que se repitan automáticamente todas las acciones realizadas en la primera tabla.
Nota Si no ha
asignado la macro a ninguna barra de herramientas ni a ningún método
abreviado de teclado, puede encontrarla en el cuadro de diálogo Macros.
Para abrir este cuadro de diálogo, en el menú Herramientas, haga clic en Macro y después en Macros. Seleccione la macro en la lista de macros y haga clic en Ejecutar.
Escribir macros
En los programas de Office en los que pueden grabarse macros, y en
Access, Outlook, FrontPage y Publisher, puede escribir sus propias
macros VBA. Para escribir una macro es necesario conocer un mínimo del
lenguaje VBA, pero se sorprendería lo sencillo que es aprenderlo gracias
a lo que ya sabe sólo por utilizar el programa. VBA automatiza las
funciones que se utilizan todos los días. Por ejemplo, en Word, los
términos VBA incluyen documentos, tablas, párrafos o secciones.
Cuando se escribe una macro, o cuando se edita una macro grabada, se
puede otorgar más versatilidad a la macro. Por ejemplo, tomando el
ejemplo anterior de grabación de macro, podría editar la macro grabada
agregándole un bucle (código VBA sencillo) que permita que la macro
aplique el formato a todas las tablas del documento en una acción única
en vez de tener que ejecutar la macro en cada una de las tablas.
Una de las mayores ventajas de escribir o editar macros VBA es que
una vez que aprende la base de escritura VBA en un programa de Office,
puede utilizar dichos conocimientos para escribir o editar macros en el
resto de los programas de Office. La terminología puede ser distinta
para funciones específicas, pero el lenguaje que necesita conocer para
definir una macro, o para agregar funciones como los bucles, es idéntico
en todos los programas que utilicen VBA.
Sugerencia Un buen modo de empezar a
aprender VBA es grabar una macro y consultarla posteriormente en el
Editor de Visual Basic. Para ello, en el menú Herramientas, haga clic en Macro y después en Macros. Seleccione la macro grabada en la lista de macros y haga clic en Editar.
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